Jednání s nákupčími může být pro mnoho obchodníků náročné a někdy frustrující. Tento článek, inspirovaný rozhovorem mezi Martinem Bednářem a Olgou Rinaldi, která má více než 20 let zkušeností v oblasti řízení nákupu, vám poskytne podrobný návod, jak lépe porozumět nákupčím a spolupracovat s nimi efektivněji.
Role nákupu ve firmě
Nákupní oddělení není jen o snižování cen. Role nákupu závisí na firemní strategii a cílech. Olga Rinaldi popisuje nákup jako mix několika klíčových oblastí, které označuje jako „nákupní drink“:
- D – Dodavatelé: Budování vztahů s dodavateli a péče o jejich kvalitu.
- R – Riziko: Zajištění minimalizace rizik spojených s dodavateli.
- I – Inovace: Podpora inovací, které přinášejí přidanou hodnotu firmě.
- N – Náklady: Efektivní řízení nákladů a cen.
- K – Kvalita: Zajištění odpovídající kvality za nejlepší možnou cenu.
Firmy, které mají jasnou strategii, zapojují nákupní oddělení do plánování od samého začátku. Naopak tam, kde je role nákupu podceňována (často v menších českých firmách), může docházet k přehlížení jeho důležitosti, což vede k neefektivnímu nakupování a potenciální ztrátě.
Proč nákupčí jednají tak, jak jednají?
Obchodníci si často stěžují na nákupčí: neberou telefony, nesdílejí informace, chovají se uzavřeně nebo dokonce nepřátelsky. Olga Rinaldi vysvětluje, proč nákupčí jednají tímto způsobem:
- Nesdílení informací: Nákupčí často nesmí sdílet informace z důvodu interních firemních pravidel. Obchodníci by měli pochopit, že se nejedná o osobní útok, ale o ochranu citlivých dat.
- Neberou telefony: Nákupčí mají stovky dodavatelů, a pokud by věnovali každému čas na neformální hovory, neměli by prostor pro svou práci. Pokud je kontakt skutečně nutný, zkuste e-mail, SMS nebo jinou formu komunikace.
- Uzavřenost: Nákupčí jsou vyškoleni k tomu, aby byli obezřetní a přemýšliví. Jejich uzavřenost není známkou neochoty, ale spíše profesionální opatrností.
Jak efektivně jednat s nákupčími
1. Získejte si důvěru nákupčího
- Buďte otevření a transparentní. Pokud máte problém nebo změnu, informujte nákupčího co nejdříve.
- Neobcházejte nákupčího jednáním s jinými odděleními (např. IT nebo výrobou). To může způsobit chaos a narušit vztahy. Pokud potřebujete jednat s odborníkem z jiného oddělení, požádejte nákupčího o zprostředkování.
2. Respektujte procesy
- Každá firma má své nákupní procesy. Zeptejte se nákupčího na pravidla a procesy před zahájením jednání.
- Pokud firma vyžaduje například registraci do systému nebo specifické dokumenty, splňte tyto požadavky včas, aby nedocházelo ke zpoždění.
3. Poskytujte řešení, ne jen produkty
- Zajímejte se o potřeby firmy, nejen o to, co chcete prodat. Pokud například zadávací dokumentace není jasná, neváhejte se ptát na detaily. Nákupčí ocení, když pomůžete upřesnit jejich požadavky.
- Nabídněte konzultaci nebo návrh řešení. Pokud zadání neodpovídá skutečným potřebám, upozorněte na to.
4. Buďte proaktivní, ale s mírou
- Nespamujte nákupčí neustálými hovory a e-maily. Pokud máte novou nabídku, zkuste ji představit stručně a jasně.
- Pokud vám klesnou náklady na vstupy, nabídněte snížení cen automaticky. Nákupčí si toho všimnou a ocení vaši férovost.
Jak se bránit vykrádání know-how
Jednou z častých stížností obchodníků je, že firmy využívají jejich návrhy a nápady bez kompenzace. Olga doporučuje následující:
- Stanovte jasné podmínky: Pokud poskytujete návrhy nebo technické výkresy, uveďte, že je zákazník nemůže použít bez vašeho souhlasu.
- Požadujte úhradu za nabídky: Pokud je příprava nabídky nákladná (například v případě kreativních návrhů nebo technických řešení), požadujte poplatek za jejich zpracování.
- Nebojte se ozvat: Pokud máte pocit, že byla vaše práce zneužita, upozorněte na to nákupčího nebo jinou odpovědnou osobu.
Jak získat zpětnou vazbu z výběrových řízení
Zpětná vazba z výběrových řízení je cenným zdrojem informací. Ne všechny firmy ji však poskytují. Doporučení:
- Požádejte o zpětnou vazbu: I když vám firma neřekne detaily (například konkrétní ceny konkurence), může vám sdělit, v jakých oblastech jste neuspěli.
- Akceptujte pravidla hry: Nákupčí nemohou sdílet informace o nabídkách konkurence. Respektujte jejich rozhodnutí.
- Poučte se: Pokud jste neuspěli, zkuste zjistit, co můžete zlepšit pro příště.
Nejčastější dotazy
1. Proč nákupčí nechtějí sdílet informace o projektech?
Nákupčí musí chránit citlivé informace o firmě. Sdílení přílišného množství informací by mohlo vést k ohrožení firemních strategií nebo k úniku dat.
2. Co dělat, když nákupčí nebere telefon?
Zkuste jinou formu komunikace, například e-mail nebo SMS. Pokud je váš požadavek opravdu důležitý, nákupčí se vám ozve zpět.
3. Jak zjistím, jaké jsou nákupní procesy ve firmě?
Nejlepší je přímo se zeptat nákupčího. V některých firmách jsou tyto informace dostupné i na veřejně přístupných portálech.
4. Jak mám jednat, pokud zadání výběrového řízení nedává smysl?
Poskytněte zpětnou vazbu nákupčímu. Většina profesionálních nákupčích ocení vaše připomínky a pomůže zadání upřesnit.
5. Mohu jednat přímo s odborníky z jiných oddělení (např. IT nebo výroba)?
Ano, ale vždy byste o tom měli informovat nákupčího. Pokud jednáte za jeho zády, může to způsobit problémy.
Shrnutí
Jednání s nákupčími vyžaduje pochopení jejich role a respekt k firemním procesům. Buďte otevření, transparentní a profesionální. Nákupčí nejsou vašimi nepřáteli – naopak, mohou být vašimi partnery, pokud s nimi budete jednat na rovinu.
Pamatujte: Úspěšná spolupráce s nákupčími je základem pro budování dlouhodobých obchodních vztahů, které prospívají oběma stranám.
